Open Access Policy

The Policy on Open Access
to publications and research results
of the Henryk Niewodniczański
Institute of Nuclear Physics
Polish Academy of Sciences
in Krakow

In order to meet the expectations for the widest possible access to results of research financed from public funds, IFJ PAN recommends that all IFJ PAN employees, Ph.D. students and persons with whom agreements on conducting research have been concluded put the utmost care in the widest possible dissemination of their research findings. At the same time IFJ PAN shall offer help in informing about the possibilities and limitations related to open access, and put the Institutional Repository at the authors’ disposal. The definitions and rules included in “Regulations on the management of copyrights, related rights and industrial property rights as well as principles governing the commercialization of research and research and development output at the Henryk Niewodniczański Institute of Nuclear Physics, Polish Academy of Sciences in Krakow” (Order of Director No. 29/2018 of October 19, 2017) shall apply to the Policy herein.

§ 1 – General provisions

1. The provisions of the Policy herein shall apply to all publications in which the author has put the name of the Institute as their affiliation, including in particular publications financed from public funds (including the funds of Ministry of Science and Higher Education, National Science Centre, National Centre for Research and Development, Foundation for Polish Science, foreign institutions, European Commission).
2. The following definitions of terms have been adopted in the Policy:
1. “Publications”:
• articles published in peer-reviewed journals;
• articles published in peer-reviewed conference proceedings;
• scientific monographs or chapters in scientific monographs.
2. “Reports” – series reports published by the Institute;
3. “Ph.D. dissertations” – dissertations resulting from a conferment procedure for a doctoral degree conducted by the Scientific Council of IFJ PAN;
4. “Research data” – research results not constituting a publication (e.g. numerical data, laboratory reports, procedure descriptions, mathematical models, algorithms, software, methodological descriptions);
5. “Gold way” – publishing articles in journals guaranteeing open access;
6. “Green way” – depositing an article in a repository;
7. “Repository” – a network service for depositing digital content, its management and accessibility.

§ 2 – Open access to Publications

1. Authors shall make every effort to ensure open access to Publications via:
1. the gold way – i.e. by publishing papers in journals guaranteeing open access (e.g. journals from the Springer Open Choice list, from the list financed by the SCOAP Consortium)
and/or
2. the green way – in the case of papers published by commercial publishers, depositing them in an electronical version in a form acceptable by the policy of a publisher^[a] in a digital repository (e.g. arXiv, IFJ PAN Repository, CERN Document Server, Polish Scholarly Bibliography Repository (PBN))^[b], with granting a Creative Commons license.
2. In the event that the open access procedures indicated in § 2, Section 1 are not possible to follow, the author of a publication deposits its final version (post-print) in the IFJ PAN Repository without granting an open access license.

§ 3 – Open access to Reports and Ph.D. dissertations

1. The author of a Report shall ensure open access to it by observing and following the provisions included in Order of IFJ PAN Director No. 40/2016 of December 2, 2016, governing the publishing procedure at IFJ PAN.
2. The author of a Ph.D. dissertation defended at the Institute shall ensure open access to it by observing and following the provisions included in Order of IFJ PAN Director No. 37/2017 of December 28, 2017.

§ 4 – Open access to Research data

1. Any person who has produced research data shall collect and store them and, if possible, shall make them available to the public, including granting an open access license, so that everyone can access the data at a time and place of their choosing without infringing legal restrictions, such as protection of personal data or confidentiality. Research data can be deposited in a repository dedicated to a given type of data (e.g. Zenodo, RepOD, CERN Document Server).

§ 5 – Open Access Coordinator

1. Director of the Henryk Niewodniczański Institute of Nuclear Physics, Polish Academy of Sciences in Krakow shall appoint the Open Access Coordinator.
2. The Open Access Coordinator’s responsibilities include:
1. coordinating activities related to creating, maintaining and developing the Open Access infrastructure at IFJ PAN;
2. forming a team for the implementation of the Policy on Open Access at IFJ PAN;
3. overseeing the implementation of the Policy and reporting its results to IFJ PAN Director.
3. The tasks of the Open Policy Implementation Team at IFJ PAN include:
1. informing about the Policy;
2. organizing training sessions, conducted by invited experts, on open access to publications and research data;
3. monitoring the number of open publications at IFJ PAN.

§ 6 – Implementation of the Policy on Open Access

1. Immediate superiors are obliged to familiarize newly-recruited employees with the institutional Policy on Open Access.
2. Authors of publications shall account for the costs of open access publishing in their HORIZON 2020 projects.
3. Authors who do not have funds to finance the publication of scientific articles via “the gold way” are obliged to take advantage of “the green way” offered by a given publisher.
4. Within agreements on conducting research concluded between the Institute and Ph.D. students or other non-employees, the latter are obliged to follow the institutional Policy on Open Access.

Polityka Otwartego Dostępu
do publikacji i wyników badań naukowych
Instytutu Fizyki Jądrowej
im. Henryka Niewodniczańskiego
Polskiej Akademii Nauk
w Krakowie

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom zapewnienia jak najszerszego dostępu do wyników prac naukowych finansowanych ze środków publicznych, IFJ PAN zaleca troskę o możliwie szerokie rozpowszechnienie wyników prac badawczych pracowników, doktorantów i osób, z którymi nawiązał umowy o prowadzenie badań naukowych. Jednocześnie Instytut oferuje pomoc w informowaniu o możliwościach i ograniczeniach w zakresie zapewniania otwartego dostępu oraz stawia do dyspozycji autorów Repozytorium Instytucjonalne IFJ PAN. Do niniejszej Polityki zastosowanie mają definicje i zasady przyjęte w „Regulaminie zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej, oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych w Instytucie Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie” (Zarządzenie Dyrektora nr 29/2017 z dnia 19 października 2017 r.).

§ 1 – Postanowienia ogólne

1. Postanowienia niniejszej Polityki stosują się do wszystkich utworów, w których autor podał w afiliacji nawę Instytutu, a w szczególności utworów powstałych w wyniku finansowania ze środków publicznych (w tym: MNiSW, NCN, NCBiR, FNP, instytucji zagranicznych, Komisji Europejskiej).
2. W niniejszej Polityce przyjmuje się następujące definicje pojęć:
1. „Publikacje”:
• artykuły w recenzowanych czasopismach naukowych;
• artykuły w recenzowanych materiałach z konferencji;
• monografie naukowe oraz rozdziały w monografiach naukowych.
2. „Raporty” - raporty seryjne wydawane przez Instytut;
3. „Rozprawy doktorskie” - rozprawy powstałe w wyniku przewodów doktorskich przeprowadzanych przez Radę Naukową IFJ PAN;
4. „Dane badawcze” - wyniki prac badawczych nie będące publikacją (np. dane liczbowe, protokoły laboratoryjne, opisy procedur, modele matematyczne, algorytmy, oprogramowanie, opisy metodologiczne);
5. „Złota droga” - publikowanie w czasopismach naukowych umożliwiających otwarty dostęp do artykułu;
6. „Zielona droga” - deponowanie utworu w repozytorium;
7. „Repozytorium” - usługa sieciowa, pozwalająca na składowanie treści cyfrowych, zarządzanie nimi i ich udostępnianie.

§ 2 – Otwarty dostęp do Publikacji

1. Autorzy dokładają wszelkich starań, aby zapewnić otwarty dostęp do Publikacji poprzez:
1. złotą drogę - tj. publikowanie artykułów w czasopismach zapewniających otwarty dostęp (np. z listy Springer Open Choice, z listy finansowanej przez konsorcjum SCOAP³)
i/lub
2. zieloną drogę - w przypadku publikacji w wydawnictwach komercyjnych, zdeponowanie jej elektronicznej postaci w wersji dopuszczonej przez politykę wydawcy^[a] w repozytorium cyfrowym (np. arXiv, Repozytorium IFJ PAN, CERN Document Server, Repozytorium Polskiej Bibliografii Naukowej (PBN))^[b] z udzieleniem licencji Creative Commons.
2. W przypadku, gdy zapewnienie otwartego dostępu wskazanego w § 2, ust. 1 nie jest możliwe, autor publikacji deponuje ostateczną wersję utworu (post–print) w Repozytorium IFJ PAN, bez udzielenia licencji na jej udostępnienia w trybie otwartym.

§ 3 – Otwarty dostęp do Raportów i Rozpraw doktorskich

1. Autor Raportu zapewnia otwarty dostęp do utworu poprzez wypełnienie zapisów Zarządzenia Dyrektora Instytutu Nr 40/2016 z dnia 2 grudnia 2016 r., regulującego zasady wydania w IFJ PAN pozycji wydawniczej.
2. Autor Rozprawy doktorskiej, obronionej w Instytucie, zapewnia otwarty dostęp do utworu poprzez wypełnienie zapisów Zarządzenia Dyrektora Instytutu Nr 37/2017 z dnia 28 grudnia 2017 r.

§ 4 – Otwarty dostęp do danych badawczych

1. Osoby, które dysponują danymi badawczymi gromadzą i przechowują je, a jeśli to możliwe, udostępniają je, wraz z udzieleniem wolnej licencji tak, by każdy miał do nich dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym, bez naruszenia ograniczeń prawnych, takich jak np. ochrona danych osobowych lub zapisów o poufności. Dane badawcze mogą być deponowane w wyspecjalizowanym repozytorium dla danego typu danych (np. Zenodo, RepOD, CERN Document Server).

§ 5 – Koordynator ds. Otwartego Dostępu

1. Dyrektor Instytutu Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk w Krakowie powołuje Koordynatora ds. Otwartego Dostępu.
2. Do zadań Koordynatora należy:
1. koordynacja prac związanych z tworzeniem, utrzymaniem i rozwojem infrastruktury Otwartego Dostępu IFJ PAN;
2. powołanie zespołu ds. realizacji Polityki Otwartości w IFJ PAN;
3. monitorowanie realizacji Polityki oraz raportowanie wyników Dyrektorowi Instytutu.
3. Do zadań zespołu ds. realizacji Polityki Otwartości w IFJ PAN należy:
1. informowanie o Polityce;
2. organizowanie szkoleń, prowadzonych przez zaproszonych ekspertów, w zakresie otwartego dostępu do publikacji i danych badawczych;
3. monitorowanie liczby otwartych publikacji IFJ PAN.

§ 6 – Realizacja Polityki Otwartego Dostępu

1. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest do zapoznania nowo zatrudnionego pracownika z instytucjonalną Polityką Otwartego Dostępu.
2. Autorzy uwzględniają w projektach programu HORYZONT 2020 koszty publikowania w otwartym dostępie.
3. Autorzy, którzy nie dysponują w ramach otrzymanego finasowania środkami na opłacenie „złotej drogi”, są zobowiązani do skorzystania z oferowanej przez danego wydawcę „drogi zielonej”.
4. Umowy, które Instytut zawiera z doktorantami i innymi osobami o prowadzenie badań naukowych, zobowiązują do stosowania instytucjonalnej Polityki Otwartego Dostępu.